Postura Profissional
1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”
2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.
3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.
4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.
5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.
6 – Torne seus contactos com secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.
7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
* Atenda rapidamente às ligações;
* Planeie cada chamada;
* Tenha sempre lápis e papel na mão;
* Fale claro e pausadamente;
* Fale com o telefone próximo à boca;
* Repita o nome da pessoa;
* Evite expressões afectivas;
* Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
* Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
* Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.
8 – Lembre-se sempre:
* As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
* As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
* As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
* As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
* As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
* A palavra mais importante é: NÓS.
* A palavra menos importante: EU.
9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:
* Você ouve o que ela tem a dizer;
* Você explica o motivo da resposta negativa;
* Você a trata com delicadeza e respeito;
* Você a encaminha para a área indicada;
* Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.
10 – Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.
